IA et ressources humaines : recrutement, entretiens et intégration avec ChatGPT et Claude

Les outils d’IA générative, comme ChatGPT et Claude, sont des assistants qui comprennent une demande écrite en français et produisent un texte, un tableau ou une synthèse. Pour un service RH, leur intérêt tient en un mot : la rédaction. Une grande partie du travail RH consiste à écrire, reformuler, structurer et expliquer, et c’est précisément ce que ces outils font bien.

Les usages qui font gagner du temps

• Le recrutement : fiches de poste, annonces, messages aux candidats, grilles d’entretien, mises en situation.
• L’intégration : livret d’accueil, planning des premières semaines, liste des tâches à préparer avant l’arrivée.
• Le suivi des salariés : trames d’entretien annuel et d’entretien professionnel, préparation d’un plan de formation.
• La communication interne : notes de service, explications d’une nouvelle règle, foires aux questions.
• Les procédures : résumé d’un accord d’entreprise, fiche pratique sur les congés, explication d’une démarche administrative.

Ce que l’IA ne doit pas faire

L’IA se trompe parfois avec beaucoup d’aplomb : on parle d’hallucination quand elle invente une information qui semble vraie, par exemple un article du Code du travail qui n’existe pas ou un délai erroné. Elle peut aussi reproduire des biais, c’est-à-dire des préjugés présents dans les textes qui ont servi à la construire : associer certains métiers à un sexe, valoriser un parcours « classique » au détriment d’un parcours atypique.

C’est pourquoi trois règles s’imposent en ressources humaines :

1. L’IA prépare, l’humain décide. Aucune décision sur une personne, qu’il s’agisse d’un recrutement, d’une promotion ou d’une sanction, ne doit être laissée à un outil.
2. Tout texte juridique est vérifié auprès d’une source officielle avant d’être diffusé.
3. Les données personnelles restent protégées : on ne colle pas un CV ou un dossier de salarié dans n’importe quel outil.

Les assistants à privilégier

ChatGPT et Claude sont les deux outils les plus polyvalents pour un service RH. Ils fonctionnent dans un navigateur ou une application, sans installation particulière, et leurs versions gratuites suffisent pour découvrir les usages de rédaction. Claude est souvent apprécié pour la qualité et la nuance de ses textes, utile pour une communication interne délicate ; ChatGPT pour sa polyvalence et ses nombreux usages, de la rédaction à l’analyse de fichiers. Les deux permettent de créer un assistant personnalisé, c’est-à-dire une version de l’outil à laquelle on donne une fois pour toutes des consignes et des documents de référence, par exemple votre charte de recrutement.

Si votre entreprise utilise Microsoft 365 ou Google Workspace, Microsoft Copilot et Gemini sont les assistants intégrés à ces suites bureautiques : ils travaillent directement dans vos documents et votre messagerie, selon votre abonnement.

Les données RH, des données à haut niveau de protection

Un service RH manipule parmi les données les plus sensibles de l’entreprise : coordonnées, salaires, évaluations, arrêts maladie, situation familiale, parfois handicap. La CNIL recommande, lorsqu’on utilise un service d’IA grand public, de ne jamais y partager d’informations confidentielles, en particulier des données personnelles.

En pratique :

• Anonymisez avant de coller : remplacez « Julie Martin, 42 ans, comptable chez nous depuis 2015 » par « une salariée du service comptable, ancienneté de dix ans ». Pour la plupart des demandes de rédaction, l’IA n’a pas besoin de savoir de qui il s’agit.
• Utilisez une offre professionnelle si vous devez travailler sur des données réelles : les offres pour les entreprises prévoient en général que vos données ne servent pas à entraîner les modèles, avec une gestion centralisée des comptes. Vérifiez les conditions de l’éditeur et le contrat de sous-traitance.
• N’utilisez jamais un compte personnel pour des documents de l’entreprise.
• Excluez les données de santé et les informations sur la vie privée de tout usage de l’IA grand public.

Notre guide IA et RGPD détaille ces précautions, avec une méthode d’anonymisation pas à pas.

C’est l’usage par lequel commencer : il ne nécessite aucune donnée personnelle et le gain de temps est immédiat.

La fiche de poste

Une demande, que l’on appelle aussi prompt, donne de bien meilleurs résultats quand elle est précise : contexte de l’entreprise, missions, rattachement, compétences attendues, conditions. N’hésitez pas à coller vos notes en vrac : l’IA se charge de les structurer.

Je suis responsable RH d’une PME de 60 salariés qui fabrique des menuiseries en aluminium. Rédige la fiche de poste d’un technicien de maintenance, rattaché au responsable de production. Voici mes notes en vrac : [collez vos notes]. Structure la fiche en : finalité du poste, missions principales, compétences techniques, qualités professionnelles, conditions de travail (horaires en 2x8, astreintes un week-end sur quatre). Utilise un vocabulaire neutre, sans critère lié à l’âge, au sexe ou à la situation personnelle.

L’annonce

L’annonce n’est pas la fiche de poste : elle doit donner envie, rester courte et répondre aux questions que se pose un candidat.

À partir de cette fiche de poste, rédige une annonce de 250 mots pour un site d’emploi. Commence par ce que le poste apporte au candidat, puis les missions, le profil recherché et les conditions (salaire, horaires, lieu). Ton direct et chaleureux. Termine par la façon de postuler.

Demandez ensuite deux ou trois variantes : une version courte pour un réseau social professionnel, une version pour l’affichage en interne, une version pour une école.

Vérifier l’absence de critère discriminatoire

L’employeur est libre de choisir son candidat, mais il ne peut pas l’écarter pour un motif discriminatoire. Le Code du travail, à son article L. 1132-1, fixe la liste des critères interdits, parmi lesquels l’origine, le sexe, l’âge, la situation de famille, l’état de santé, le handicap, les opinions politiques ou les convictions religieuses. Une annonce qui cherche un « jeune diplômé dynamique » ou « une assistante » peut déjà poser problème.

L’IA peut vous aider à relire vos textes sous cet angle :

Relis cette annonce et signale toute formulation qui pourrait être perçue comme discriminatoire ou qui pourrait décourager certains profils : référence à l’âge, au sexe, à l’apparence, à la situation familiale, exigences non justifiées par le poste. Propose une formulation neutre pour chaque point.

Attention : cette relecture est une aide, pas une garantie. L’IA peut passer à côté d’un problème ou en signaler un qui n’en est pas un. La responsabilité de l’annonce reste celle de l’employeur.

Construire une grille d’entretien

Un entretien structuré, avec les mêmes questions pour tous les candidats et des critères d’évaluation définis à l’avance, est plus juste et plus fiable qu’une conversation improvisée. C’est un excellent terrain pour l’IA.

Prépare une grille d’entretien d’une heure pour le poste de technicien de maintenance décrit ci-dessus. Propose 10 questions, liées uniquement aux compétences et à l’expérience : 4 questions techniques, 4 questions sur des situations vécues (« racontez-moi une fois où… »), 2 questions sur la motivation. Pour chaque question, indique ce qu’une bonne réponse devrait contenir et une échelle de notation de 1 à 4.

Vous pouvez aussi demander une mise en situation : un cas pratique réaliste, à résoudre en vingt minutes, avec les éléments de correction.

Les questions à ne pas poser

Selon service-public.fr, les informations demandées à un candidat doivent servir uniquement à évaluer sa capacité à occuper l’emploi ou ses aptitudes professionnelles, et présenter un lien direct avec le poste. Les questions sur la santé, la situation familiale, l’appartenance syndicale, la vie sexuelle, le logement ou les loisirs sont exclues. La CNIL cite par exemple le désir d’enfants ou les informations sur la famille.

Demandez à l’IA de vérifier votre grille :

Relis ma grille d’entretien et supprime toute question qui n’a pas de lien direct avec le poste ou qui porte sur la vie personnelle du candidat. Explique pourquoi pour chaque question supprimée.

Après l’entretien

Vos notes manuscrites peuvent être mises au propre par l’IA, à condition de retirer les noms : « Candidat B, entretien du mardi ». Demandez une synthèse structurée selon les critères de votre grille, en vous en tenant aux faits observés. N’enregistrez ni ne filmez jamais un entretien sans en avoir informé le candidat : la CNIL considère qu’il s’agit d’une collecte déloyale.

L’IA peut enfin rédiger les messages aux candidats, y compris les réponses négatives, avec un ton respectueux et personnalisé :

Rédige un message de réponse négative à un candidat que nous avons reçu en entretien pour un poste de comptable. Remercie-le pour le temps consacré, indique que nous avons retenu un profil plus expérimenté en consolidation, sans formule toute faite. 100 mots, ton bienveillant.

Faire trier des CV par une IA est l’usage le plus tentant, et celui qui demande le plus de précautions. Plusieurs textes s’appliquent en même temps.

Le Code du travail : informer et rester pertinent

Selon service-public.fr, les méthodes et techniques d’aide au recrutement doivent être portées à la connaissance du candidat. Elles doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie, et leurs résultats restent confidentiels. Le comité social et économique (CSE), lorsqu’il existe, doit aussi être informé de ces méthodes. Ces règles figurent aux articles L. 1221-6 à L. 1221-9 du Code du travail.

Le RGPD : informer et ne pas laisser décider la machine

La CNIL rappelle, dans ses recommandations aux TPE et PME, que l’information des candidats doit mentionner l’existence éventuelle d’une décision automatisée et d’un tri algorithmique des candidatures, c’est-à-dire réalisé par un programme informatique. Plus largement, le RGPD encadre strictement les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets importants sur une personne : écarter une candidature sans qu’aucun humain ne l’ait examinée en fait partie.

La CNIL publie un guide complet du recrutement, dont une fiche est consacrée aux logiciels de tri, de classement et d’évaluation des candidats. Elle rappelle aussi que la conservation des candidatures doit être limitée : pour une candidature non retenue, le CV peut en principe alimenter un vivier pendant deux ans au maximum après le dernier contact, à condition que le candidat en ait été informé.

L’AI Act : des systèmes à haut risque

Le règlement européen sur l’IA, souvent appelé AI Act, classe parmi les usages à haut risque les outils d’IA utilisés pour l’emploi et la gestion des travailleurs, avec le tri de CV comme exemple cité par la Commission européenne. Depuis le règlement de simplification de 2026, dit « Digital Omnibus », les obligations correspondantes s’appliquent à partir du 2 décembre 2027.

Une entreprise qui utilise un tel outil est appelée déployeur. Selon l’article 26 du règlement, elle devra notamment :

• utiliser le système conformément à la notice fournie par l’éditeur ;
• confier le contrôle humain à des personnes qui ont la compétence, la formation et l’autorité nécessaires ;
• informer les représentants du personnel et les salariés concernés avant de mettre en service un système à haut risque sur le lieu de travail ;
• informer les personnes concernées, comme les candidats, qu’elles font l’objet de l’utilisation d’un tel système.

Une interdiction s’applique déjà : depuis le 2 février 2025, l’AI Act interdit l’utilisation de systèmes d’IA pour déduire les émotions d’une personne sur le lieu de travail, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité. Un logiciel qui prétendrait analyser les émotions d’un candidat pendant un entretien vidéo est donc exclu. Notre guide sur l’AI Act pour les PME présente le calendrier complet.

En pratique, pour une PME

Coller quarante CV dans un assistant grand public et lui demander « lesquels je dois retenir ? » cumule les risques : données personnelles exposées, absence d’information des candidats, critères invisibles et possiblement biaisés. Une approche plus sûre consiste à définir vous-même les critères objectifs du poste, à lire les candidatures, et à utiliser l’IA pour ce qu’elle fait bien : préparer la grille de lecture, reformuler vos critères, rédiger les réponses.

L’intégration, que l’on désigne souvent par le mot anglais onboarding, regroupe tout ce qui permet à un nouveau salarié de trouver sa place : accueil, présentation de l’équipe, formation au poste, règles de fonctionnement. C’est un moment décisif, souvent négligé faute de temps. L’IA aide à le préparer une fois pour toutes, puis à l’adapter à chaque arrivée.

Le livret d’accueil

Rédige le plan d’un livret d’accueil pour une entreprise de transport de 45 salariés. Rubriques : mot du dirigeant, histoire et valeurs, organisation et interlocuteurs, horaires et congés, outils informatiques, sécurité, avantages, contacts utiles. Pour chaque rubrique, indique les informations que je dois fournir. Ton simple et accueillant.

Une fois les rubriques remplies avec vos informations, demandez à l’IA de relire l’ensemble pour le rendre plus clair, plus court, ou de produire une version pour les saisonniers.

Le parcours des premières semaines

Propose un parcours d’intégration sur un mois pour une assistante commerciale. Présente-le sous forme de tableau : semaine, objectifs, activités, personne responsable. Ajoute une liste des choses à préparer avant son arrivée (poste de travail, accès, badge, rendez-vous) et un point d’étape à la fin de chaque semaine.

Un assistant pour les questions des nouveaux arrivants

Les nouveaux salariés posent souvent les mêmes questions : comment poser un congé, à qui demander un accès, où trouver la procédure de remboursement de frais. Avec un assistant personnalisé dans ChatGPT ou Claude, alimenté uniquement avec des documents non confidentiels, comme le livret d’accueil ou les procédures internes, vous pouvez proposer un premier niveau de réponse. Prévoyez toujours la consigne : « si l’information ne figure pas dans les documents, indique-le et oriente vers le service RH ». Et vérifiez régulièrement les réponses, car un document périmé produit une réponse périmée.

Préparer les entretiens

L’IA aide les managers, qui ne sont pas toujours à l’aise avec l’exercice, à préparer les entretiens annuels et les entretiens professionnels :

Je suis manager d’une équipe de 6 techniciens. Prépare une trame d’entretien annuel en cinq parties : bilan de l’année, réussites et difficultés, objectifs de l’année à venir, besoins de formation, souhaits d’évolution. Pour chaque partie, propose trois questions ouvertes et des conseils pour conduire l’échange.

Elle peut aussi aider à formuler un retour difficile de façon factuelle et respectueuse. En revanche, l’évaluation elle-même, c’est-à-dire le jugement porté sur le travail d’une personne, reste celle du manager. Ne collez pas les évaluations nominatives de vos salariés dans un outil grand public.

Construire le plan de formation

À partir des besoins recueillis lors des entretiens, rendus anonymes, l’IA peut regrouper les demandes par thème, proposer des priorités et préparer une présentation pour la direction ou le CSE.

Mieux communiquer

• Notes de service : expliquer un changement d’horaires, une nouvelle procédure, un déménagement.
• Réponses aux questions récurrentes : préparer des réponses types sur les congés, les titres-restaurant, la mutuelle, à valider avec votre gestionnaire de paie ou votre conseil.
• Simplification : transformer un accord d’entreprise de vingt pages en une fiche pratique d’une page, en vérifiant chaque point avec le texte d’origine.

Voici une note de la direction sur la nouvelle organisation des astreintes [collez la note]. Réécris-la pour les salariés concernés : phrases courtes, ce qui change concrètement, à partir de quand, à qui poser ses questions. Ton clair et respectueux, 200 mots maximum.

Pour toute information juridique, comme une durée de préavis, un droit à congé ou une règle de rémunération, vérifiez systématiquement sur service-public.fr ou auprès de votre conseil : l’IA peut se tromper, ou citer une règle qui a changé.

Fixer des règles claires

Une charte d’utilisation de l’IA, d’une ou deux pages, précise les outils autorisés, les comptes à utiliser, les usages encouragés et ceux qui sont interdits. Pour un service RH, la liste des interdits est courte mais essentielle : pas de données de santé, pas d’évaluations nominatives dans un outil grand public, pas de décision automatique sur une personne, relecture humaine de tout texte envoyé.

Associer les représentants du personnel

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’introduction de nouvelles technologies fait partie des sujets sur lesquels le CSE est informé et consulté. Et comme on l’a vu, le CSE doit être informé des méthodes d’aide au recrutement. Associer les représentants du personnel tôt facilite aussi l’adoption : les salariés comprennent ce qui change et pourquoi.

Former les équipes

L’AI Act demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leurs équipes, en tenant compte de leurs connaissances et du contexte d’utilisation. Pour un service RH, cela veut dire savoir formuler une demande, repérer une erreur ou un biais, protéger les données et connaître les règles du recrutement. Notre guide Former ses équipes à l’IA propose une méthode pas à pas, et notre guide Écrire un bon prompt détaille l’art de formuler ses demandes.

Un plan en cinq étapes

1. Choisir trois usages sans risque pour commencer : fiches de poste, livret d’accueil, notes de service.
2. Choisir l’outil et le compte : offre professionnelle si des données réelles doivent être traitées.
3. Rédiger la charte et l’expliquer à l’équipe RH et aux managers.
4. Créer une bibliothèque de demandes qui fonctionnent, partagée par toute l’équipe.
5. Faire le point après trois mois : temps gagné, difficultés, nouveaux usages, puis élargir prudemment.

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