Créer un assistant IA personnalisé : la méthode pas à pas avec ChatGPT et Claude

Un assistant comme ChatGPT ou Claude part de zéro à chaque nouvelle conversation, ou presque. Il ne sait pas qui vous êtes, ce que vend votre entreprise, comment vous aimez que vos courriers soient rédigés, ni quelles règles internes s’appliquent. C’est à vous de lui donner ce contexte, à chaque fois.

Un assistant personnalisé règle ce problème. Vous le configurez une fois avec trois ingrédients :

• une mission : ce à quoi il sert, pour qui, et ce qu’il ne doit pas faire ;
• des consignes : le ton, le format des réponses, les étapes à suivre, les questions à poser ;
• des documents de référence : catalogue, grille tarifaire, conditions générales, modèles de courriers, procédures internes.

Ensuite, il suffit d’ouvrir cet assistant et de lui écrire votre demande. Il applique automatiquement tout ce que vous lui avez appris. Une demande comme « réponds à ce client » donne alors une réponse dans le bon ton, avec les bons tarifs et la bonne signature.

Ce que ce n’est pas

Un assistant personnalisé n’est pas un logiciel développé sur mesure, ni une intelligence artificielle « entraînée » sur vos données au sens technique. L’outil reste le même : vous lui fournissez simplement un cadre de travail permanent. Cela a deux conséquences pratiques. D’abord, il peut toujours se tromper ou inventer une information, ce que l’on appelle une hallucination : la vérification humaine reste indispensable. Ensuite, il ne connaît que ce que vous lui avez donné : un document obsolète dans sa base produira des réponses obsolètes.

Trois noms pour une même idée

La première erreur consiste à vouloir créer un assistant universel, capable de répondre aux clients, d’écrire les publications, de préparer les devis et d’analyser les ventes. Plus la mission est large, plus les consignes deviennent floues, et plus les réponses sont moyennes. Un bon assistant personnalisé fait une chose, très bien.

Pour trouver la bonne tâche, posez-vous trois questions :

1. La tâche revient-elle souvent ? Au moins plusieurs fois par semaine, sinon le temps de création ne sera pas rentabilisé.
2. Suit-elle toujours la même logique ? Mêmes étapes, même format de sortie, mêmes règles : c’est le terrain idéal.
3. Le résultat est-il facile à vérifier ? Vous devez pouvoir relire et corriger la réponse en quelques minutes.

Des exemples par métier

• Agence immobilière : un assistant qui rédige les annonces à partir des notes de visite, en respectant la structure de l’agence et les mentions obligatoires que vous lui fournissez.
• Cabinet comptable : un assistant qui transforme une liste de pièces manquantes en courrier clair et courtois pour le client.
• Artisan du bâtiment : un assistant qui met en forme les comptes rendus de chantier à partir de notes dictées.
• Service commercial : un assistant qui prépare une proposition commerciale à partir d’un compte rendu de rendez-vous et de la grille tarifaire.
• Ressources humaines : un assistant qui rédige des fiches de poste au format de l’entreprise, en langage neutre et non discriminant.
• Restaurant : un assistant qui répond aux avis clients en ligne avec le ton de la maison.

Dans chacun de ces cas, la tâche est répétitive, encadrée et facile à relire. C’est exactement ce qu’il faut pour un premier assistant. Une fois celui-ci rodé, vous pourrez en créer d’autres, chacun spécialisé dans sa tâche.

Les consignes sont le cœur de votre assistant. Ce sont elles qui font la différence entre un outil que l’équipe adopte et un gadget abandonné au bout d’une semaine. Écrivez-les comme si vous briefiez un nouveau collaborateur intelligent mais qui ne connaît rien à votre entreprise.

La structure en six blocs

1. Le rôle et la mission : « Tu es l’assistant de rédaction des annonces de l’agence Dupont Immobilier. Ta mission est de transformer les notes de visite en annonces prêtes à publier. »
2. Le public : « Les annonces s’adressent à des familles et à des primo-accédants de la région. »
3. Les étapes à suivre : « Lis les notes. Si la surface, le nombre de pièces ou le prix manque, pose la question avant de rédiger. Rédige ensuite l’annonce. »
4. Le format de réponse : « Un titre de 60 caractères maximum, une accroche de deux phrases, une description de 150 mots, puis la liste des caractéristiques. »
5. Le ton et le style : « Chaleureux, précis, sans superlatifs comme “exceptionnel” ou “unique”. Vouvoiement. »
6. Les limites : « N’invente jamais une caractéristique absente des notes. Si une information manque, écris [À COMPLÉTER]. Ne donne jamais d’avis juridique. »

Un exemple complet à adapter

Tu es l’assistant de l’équipe commerciale de [entreprise], qui vend [produits ou services] à [type de clients].
Ta mission : à partir du compte rendu d’un rendez-vous que je te colle, rédiger un e-mail de suivi et une proposition commerciale d’une page.
Étapes : 1) résume en trois points les besoins exprimés par le client ; 2) demande-moi de confirmer ce résumé ; 3) rédige l’e-mail puis la proposition.
Utilise uniquement les tarifs du document « Grille tarifaire 2026 ». Si une prestation n’y figure pas, signale-le au lieu d’inventer un prix.
Ton : professionnel, direct, chaleureux. Phrases courtes. Vouvoiement.
Termine toujours par une proposition de date de rendez-vous et la signature : [prénom nom, fonction, téléphone].

Les bonnes pratiques d’écriture

• Soyez précis plutôt que long : une consigne claire vaut mieux que trois paragraphes vagues.
• Donnez un ou deux exemples de bonne réponse : l’assistant imite très bien un modèle.
• Dites ce qu’il faut faire, pas seulement ce qu’il ne faut pas faire.
• Demandez-lui de poser des questions quand une information manque : c’est la meilleure protection contre les inventions.
• Numérotez les étapes : l’assistant les suit plus fidèlement.

Si vous débutez dans la formulation des demandes, notre guide Écrire un bon prompt détaille la méthode. Un prompt désigne simplement la demande que vous écrivez à l’IA : les consignes d’un assistant personnalisé sont un prompt permanent.

Dans ChatGPT, l’assistant personnalisé s’appelle un GPT. La création se fait depuis l’espace dédié aux GPT, sur le site web de ChatGPT : selon l’aide officielle d’OpenAI, les applications mobiles permettent d’utiliser les GPT mais pas de les créer. La possibilité de créer un GPT dépend de votre abonnement : vérifiez-la dans votre compte.

Les étapes

1. Ouvrez l’espace des GPT, puis choisissez de créer un nouveau GPT.
2. Deux modes s’offrent à vous : décrire votre besoin en conversation, et ChatGPT remplit la configuration pour vous, ou configurer directement chaque champ. Le second mode donne plus de contrôle : nous le recommandons dès que vous savez ce que vous voulez.
3. Remplissez le nom et la description : ce sont eux que vos collègues verront. Un nom clair comme « Annonces immobilières – Agence Dupont » vaut mieux qu’un nom créatif.
4. Collez vos consignes dans le champ prévu, en suivant la structure en six blocs vue plus haut.
5. Ajoutez des amorces de conversation : ce sont des exemples de demandes cliquables, comme « Rédige une annonce à partir de ces notes », qui aident les utilisateurs à démarrer.
6. Ajoutez vos fichiers de connaissance : catalogue, tarifs, modèles. Le GPT pourra s’y référer pour répondre.
7. Choisissez les fonctions utiles : recherche sur internet, création d’images, analyse de fichiers. Désactivez celles qui ne servent pas la mission.
8. Testez dans la zone d’aperçu, ajustez les consignes, puis enregistrez en choisissant qui peut accéder au GPT.

Bien régler le partage

Au moment d’enregistrer, ChatGPT vous demande qui peut utiliser votre GPT. Pour un assistant interne, ne le rendez jamais public : limitez l’accès à vous-même ou, avec une offre pour les équipes, aux membres de votre espace de travail. Les options exactes dépendent de votre abonnement.

Dans Claude, la fonction équivalente s’appelle Projet. Selon le centre d’aide d’Anthropic, les Projets sont accessibles à tous les utilisateurs : un compte gratuit peut en créer jusqu’à cinq, et les abonnements payants en nombre illimité. Un Projet regroupe des conversations, des documents de référence et des consignes propres au sujet.

Les étapes

1. Dans Claude, ouvrez la rubrique des Projets et créez un nouveau projet.
2. Donnez-lui un nom explicite et une courte description de son objectif.
3. Rédigez les consignes du projet : rôle, ton, format, limites. Elles s’appliquent à toutes les conversations ouvertes dans ce projet.
4. Ajoutez vos documents dans la base de connaissances du projet : contrats types, procédures, comptes rendus, guides de style. Claude s’y référera pendant les échanges.
5. Ouvrez une conversation dans le projet et testez avec un cas réel.

Ce qui distingue les Projets

L’approche de Claude est un peu différente de celle des GPT : un Projet est un espace de travail autour d’un sujet plus qu’un outil à usage unique. Il est particulièrement adapté quand vous travaillez longtemps sur un même dossier : un client important, un appel d’offres, la préparation d’un salon, la rédaction d’un rapport annuel. Toutes les conversations du projet partagent les mêmes documents et les mêmes consignes, ce qui évite de tout réexpliquer.

Claude est aussi très à l’aise avec les documents longs, ce qui en fait un bon choix pour un assistant qui doit s’appuyer sur des contrats, des cahiers des charges ou des procédures détaillées.

Partager un Projet

Avec les offres Team et Enterprise, l’aide d’Anthropic indique qu’un projet peut être partagé avec certains membres ou avec toute l’organisation, avec deux niveaux de droits : lecture seule ou modification. Réservez la modification à une ou deux personnes responsables de la mise à jour, pour éviter que les consignes ne soient modifiées par erreur.

Gemini, l’assistant de Google, propose les Gems. Selon l’aide de Google, on crée un Gem depuis l’application web de Gemini en lui donnant un nom et des consignes, avec la possibilité d’ajouter des fichiers depuis son ordinateur ou depuis Google Drive. Le Gem peut être prévisualisé, modifié, supprimé et partagé par lien.

Google a toutefois annoncé une évolution : à partir de novembre 2026, les Gems des comptes Google personnels doivent être remplacés automatiquement par une nouvelle fonction appelée « skills ». Si vous utilisez Gemini avec un compte personnel, vérifiez la situation au moment de créer votre assistant ; avec un compte professionnel Google Workspace, consultez les informations de votre administrateur.

Gemini est surtout pertinent pour les entreprises déjà équipées de Google Workspace, puisqu’il travaille au plus près de Gmail, Docs et Drive. Quel que soit l’outil, la méthode de ce guide s’applique : une mission précise, des consignes structurées, des documents à jour et des tests sérieux.

Les documents de référence transforment un assistant générique en assistant qui connaît votre entreprise. Mais tous les documents ne se valent pas, et en ajouter trop peut nuire à la qualité des réponses.

Les documents qui font la différence

• Les informations stables : présentation de l’entreprise, catalogue, grille tarifaire, conditions générales de vente.
• Les modèles : deux ou trois exemples de bons courriers, d’annonces ou de propositions, qui servent de référence pour le style.
• Les règles : charte éditoriale, procédure interne, liste des mentions obligatoires.
• Une foire aux questions : les questions que posent le plus souvent vos clients, avec les réponses validées.

Les bonnes pratiques

• Des documents propres et à jour : supprimez les anciennes versions, sinon l’assistant risque de mélanger les tarifs de deux années.
• Des noms de fichiers explicites : « Grille tarifaire 2026.pdf » plutôt que « doc_final_v3.pdf », et citez ce nom dans les consignes.
• Des formats lisibles : un texte ou un PDF contenant du vrai texte est mieux compris qu’un document scanné.
• Une date de mise à jour : notez dans les consignes la date des documents et désignez un responsable de leur actualisation.

Ce qu’il ne faut pas y mettre

N’ajoutez pas de données personnelles de clients ou de salariés, de données de santé, d’informations bancaires ou de documents couverts par le secret professionnel, sauf si votre entreprise dispose d’une offre professionnelle adaptée et si votre responsable de la protection des données a validé l’usage. La CNIL rappelle, dans ses questions-réponses sur l’IA générative, l’importance de choisir un outil adapté et d’encadrer les données que l’on y transmet. Notre guide IA et RGPD détaille ces précautions.

Un assistant personnalisé n’est jamais parfait du premier coup. La différence entre un bon et un mauvais assistant se joue pendant la phase de test.

La méthode des dix cas

1. Rassemblez dix cas réels et variés, dont quelques cas difficiles : une note incomplète, une demande hors sujet, un client mécontent.
2. Soumettez-les un par un à l’assistant, sans rien ajouter d’autre que ce qu’un utilisateur normal écrirait.
3. Notez chaque réponse : est-elle juste, au bon format, dans le bon ton ? A-t-elle inventé quelque chose ? A-t-elle posé une question quand une information manquait ?
4. Corrigez les consignes à chaque défaut constaté. Si l’assistant ajoute des superlatifs, interdisez-les explicitement. S’il oublie la signature, rappelez-la à la fin des consignes.
5. Recommencez jusqu’à obtenir au moins huit bonnes réponses sur dix.

Testez aussi les dérapages

Demandez volontairement à l’assistant quelque chose qui sort de sa mission : « Donne-moi ton avis sur ce litige », « Invente un tarif pour cette prestation ». Un assistant bien configuré doit refuser poliment ou renvoyer vers un humain. S’il s’exécute, renforcez les limites dans les consignes.

Faites-le vivre

• Un responsable : une personne est chargée des consignes et des documents.
• Un point mensuel : recueillez les remarques des utilisateurs, mettez à jour les tarifs et les modèles.
• Un historique : notez les modifications et leur date, pour revenir en arrière si une nouvelle version donne de moins bons résultats.

Les erreurs les plus fréquentes

• Des consignes trop longues et contradictoires, accumulées au fil des corrections : relisez-les régulièrement et simplifiez.
• Des documents dépassés qui restent dans la base.
• Un assistant partagé à toute l’équipe sans formation : chacun l’utilise à sa façon et conclut qu’il « ne marche pas ».
• Une confiance aveugle dans les réponses, alors qu’un assistant personnalisé peut se tromper comme n’importe quel assistant.

Un assistant personnalisé prend toute sa valeur quand il est partagé : toute l’équipe produit alors des documents cohérents, avec les mêmes règles et le même ton. C’est aussi un excellent moyen de diffuser les bonnes pratiques sans réunions interminables.

Les conditions d’un partage réussi

• Une offre adaptée : pour partager un assistant au sein de l’entreprise, avec des droits d’accès maîtrisés, une offre pour les équipes est généralement nécessaire. Elle apporte aussi l’administration des comptes et des garanties sur l’usage des données.
• Un mode d’emploi d’une page : à quoi sert l’assistant, ce qu’il ne faut pas lui demander, comment formuler une demande, qui contacter en cas de problème.
• Une courte démonstration : quinze minutes en réunion d’équipe suffisent souvent à lancer l’usage.
• Une règle de relecture : rien ne part chez un client sans relecture humaine.

Encadrer dans une charte

Si votre entreprise crée plusieurs assistants, recensez-les : nom, mission, responsable, documents utilisés, personnes autorisées. Ce recensement s’intègre naturellement dans votre charte d’utilisation de l’IA. Il vous aide aussi à répondre à l’obligation de maîtrise de l’IA prévue par le règlement européen, qui demande aux entreprises de prendre des mesures pour développer les compétences des personnes qui utilisent ces outils, comme l’explique notre guide sur l’AI Act pour les PME.

Et après ?

Une fois vos premiers assistants rodés, l’étape suivante consiste souvent à les relier à vos outils, comme la messagerie, l’agenda ou les dossiers partagés, ou à automatiser certaines étapes. Notre guide Automatiser ses tâches avec l’IA présente cette logique sans jargon.

Créer un assistant personnalisé fait partie des compétences les plus rentables à acquérir : quelques heures de configuration bien faite peuvent faire gagner du temps chaque semaine à toute une équipe. C’est pourquoi notre formation IA : l’essentiel en 1 jour y consacre un atelier pratique : chaque participant repart avec son propre assistant, construit sur ChatGPT ou Claude à partir d’une tâche réelle de son poste, avec des consignes testées.

La formation dure 7 heures, en classe virtuelle ou en présentiel selon la session, au tarif de 990 € HT par participant en inter-entreprises. Pour une équipe, elle peut être organisée en intra-entreprise, à 2 500 € HT par jour jusqu’à 12 personnes : nous construisons alors ensemble les assistants dont votre entreprise a besoin. Elle est finançable par votre OPCO, souvent jusqu’à 100 %.

Si votre métier a des contraintes particulières, nos formations IA par métier proposent des assistants adaptés à votre secteur : immobilier, cabinets comptables, juridique, santé, BTP et bien d’autres. Et si vous débutez complètement, notre guide Utiliser ChatGPT au travail pose les bases avant de passer à la création d’assistants.