Utiliser ChatGPT au travail : le guide complet pour bien démarrer

ChatGPT est un assistant conversationnel créé par l’entreprise américaine OpenAI. Vous lui écrivez une demande, comme vous écririez un message à un collègue, et il vous répond en quelques secondes. Il peut rédiger un e-mail, résumer un document, proposer un plan de présentation, reformuler un texte trop long, traduire, expliquer une notion ou encore analyser un tableau de chiffres.

On parle d’intelligence artificielle générative parce que l’outil génère, c’est-à-dire fabrique, un contenu nouveau à chaque demande. Il ne va pas chercher une réponse toute faite dans une base de données : il construit sa réponse mot après mot, à partir de tout ce qu’il a appris en lisant une quantité immense de textes. C’est ce qui le rend si souple… et c’est aussi ce qui explique ses erreurs, nous y reviendrons.

Ce que ChatGPT fait très bien

• Écrire vite : un premier jet d’e-mail, de courrier, de compte rendu ou de publication en quelques secondes.
• Résumer : faire ressortir l’essentiel d’un long document ou d’un échange d’e-mails.
• Reformuler : rendre un texte plus clair, plus court, plus diplomate ou plus percutant.
• Structurer : proposer un plan, une liste de questions, une check-list, un tableau.
• Expliquer : vulgariser une notion complexe avec des mots simples.

Ce qu’il ne fait pas (ou mal)

ChatGPT ne connaît ni votre entreprise, ni vos clients, ni vos chiffres, sauf si vous les lui donnez. Il n’est pas une source fiable pour des faits précis, des dates, des montants ou des références juridiques sans vérification. Et il ne remplace pas votre jugement : il propose, vous décidez.

Le principal autre assistant du même type est Claude, développé par Anthropic, que nous utilisons aussi beaucoup en formation pour la qualité de sa rédaction et sa facilité à travailler sur de longs documents. Gemini, chez Google, et Microsoft Copilot fonctionnent sur le même principe. Les conseils de ce guide valent pour tous : la méthode est la même, seul l’outil change.

Pour commencer, rendez-vous sur le site ou l’application ChatGPT et créez un compte avec votre adresse e-mail. La version gratuite suffit largement pour découvrir l’outil et gagner du temps sur vos premières tâches. Les versions payantes apportent surtout des limites d’utilisation plus larges, l’accès aux modèles les plus récents et, pour les offres destinées aux entreprises, des garanties supplémentaires sur la confidentialité des données.

Les trois réglages à faire tout de suite

Avant votre première vraie demande, prenez cinq minutes pour ouvrir les paramètres du compte :

1. La confidentialité : dans les réglages de gestion des données, désactivez l’option qui autorise l’utilisation de vos conversations pour améliorer les modèles. Sur un compte personnel, c’est le minimum dès que vous l’utilisez pour le travail.
2. Les instructions personnalisées : indiquez une fois pour toutes votre métier, votre secteur et le ton que vous attendez. ChatGPT en tiendra compte dans toutes vos conversations.
3. La mémoire : vérifiez ce que l’outil retient d’une conversation à l’autre, et effacez ce qui ne doit pas être conservé.

Votre première conversation

Commencez par une tâche réelle, pas par une question de culture générale. Par exemple :

Je suis responsable commerciale dans une PME de 20 personnes. Rédige un e-mail de relance courtois pour un client qui n’a pas répondu à notre devis envoyé il y a dix jours. Le ton doit rester chaleureux, 120 mots maximum.

Lisez la réponse, puis continuez la conversation : « plus court », « plus formel », « propose deux autres versions », « ajoute une proposition de rendez-vous ». C’est en dialoguant que l’on obtient le meilleur résultat. Ne repartez pas de zéro à chaque fois : ChatGPT se souvient de ce qui a été dit plus haut dans la même conversation.

La demande que vous écrivez à l’IA s’appelle un prompt. Inutile de retenir le mot : retenez surtout qu’une demande vague donne une réponse vague. Pour obtenir une réponse utile du premier coup, posez-vous quatre questions avant d’écrire.

Comparez ces deux demandes :

• « Écris un post LinkedIn sur notre nouveau service. »
• « Tu es responsable communication d’un cabinet de conseil en recrutement. Rédige un post LinkedIn de 150 mots qui annonce notre nouveau service d’accompagnement des managers. Cible : dirigeants de PME. Ton : professionnel mais chaleureux, sans emoji. Termine par une question pour faire réagir. »

La seconde demande prend trente secondes de plus à écrire, mais la réponse est utilisable presque telle quelle. C’est tout l’enjeu de la méthode, que nous détaillons dans notre formation au prompt engineering.

Trois astuces qui changent tout

• Donnez un exemple du résultat attendu : un e-mail que vous aimez, un ancien compte rendu, une structure de tableau.
• Demandez-lui de vous poser des questions : « Avant de répondre, pose-moi les questions dont tu as besoin. » L’assistant vous aide alors à préciser votre demande.
• Faites relire : « Relis ta réponse comme un client exigeant et corrige ce qui ne va pas. »

Voici des usages que nos stagiaires mettent en place dès le lendemain de leur formation. Pour chacun, adaptez la demande à votre situation.

Écrire et répondre

1. Rédiger un e-mail délicat : relance d’impayé, refus poli, réponse à une réclamation. Donnez le contexte et le ton souhaité.
2. Répondre plus vite à vos e-mails : collez le message reçu (sans données sensibles) et demandez une réponse en trois phrases.
3. Écrire un compte rendu à partir de vos notes en vrac : « Transforme ces notes en compte rendu structuré : décisions, actions, responsables, échéances. »
4. Préparer une publication pour LinkedIn, une newsletter ou le site de l’entreprise.
5. Corriger et améliorer un texte : orthographe, clarté, longueur, niveau de langage.

Comprendre et résumer

1. Résumer un long document : rapport, cahier des charges, compte rendu de réunion. Demandez les cinq points essentiels et les décisions à prendre.
2. Comparer deux versions d’un texte et lister les différences.
3. Vulgariser une notion technique pour un client ou un nouveau collaborateur.
4. Traduire un e-mail ou une fiche produit, en précisant le registre attendu.

Organiser et préparer

1. Préparer une réunion : ordre du jour, questions à poser, objections possibles.
2. Construire un plan de présentation pour un comité ou un client.
3. Créer une check-list pour une procédure qui revient souvent : arrivée d’un salarié, ouverture d’un dossier client, préparation d’un salon.

Analyser et décider

1. Analyser un tableau : avec les versions qui acceptent les fichiers, déposez un tableau de ventes et posez vos questions en français.
2. Peser le pour et le contre d’une décision, en demandant explicitement les risques et les angles morts.
3. Préparer un entretien : questions à poser à un candidat, à un fournisseur ou à un client.

Pour aller plus loin sur ces usages, nos formations IA par métier déclinent ces exemples pour les RH, les commerciaux, les juristes, les comptables ou les professionnels de l’immobilier.

En formation, nous retrouvons presque toujours les mêmes erreurs chez les personnes qui ont essayé ChatGPT seules. Aucune n’est grave, mais chacune fait perdre du temps ou de la qualité.

1. Écrire des demandes de trois mots. « Fais un e-mail de relance » laisse l’assistant tout deviner : le destinataire, le contexte, le ton, la longueur. Résultat : une réponse générique qu’il faut réécrire. Prenez trente secondes pour donner le contexte.
2. S’arrêter à la première réponse. La première version est un brouillon. Les meilleurs résultats viennent du dialogue : « plus court », « plus concret », « avec un exemple chiffré », « dans un registre plus formel ».
3. Tout faire dans une seule conversation. Une conversation qui mélange un devis, un post LinkedIn et une question RH devient confuse. Ouvrez une nouvelle conversation par sujet, et donnez-lui un nom clair pour la retrouver.
4. Lui demander des faits sans vérifier. Une date, un taux, un article de loi : tout ce qui est factuel doit être vérifié à la source, surtout si le document part chez un client.
5. Coller des documents confidentiels dans un compte personnel. C’est le réflexe le plus risqué. Anonymisez ou utilisez une offre professionnelle correctement paramétrée.
6. Garder le style « IA ». Les textes produits tels quels se reconnaissent vite : phrases toutes de la même longueur, formules creuses, listes à rallonge. Donnez un exemple de votre façon d’écrire et relisez avec votre voix.
7. Ne rien capitaliser. Quand une demande fonctionne bien, enregistrez-la dans un document partagé avec un titre clair : « relance devis », « compte rendu de réunion », « réponse à un avis client ». En quelques semaines, vous aurez votre propre bibliothèque de demandes prêtes à l’emploi, et toute l’équipe en profitera.

Corriger ces sept points suffit souvent à transformer un outil « gadget » en véritable gain de temps quotidien.

ChatGPT a un défaut majeur : il répond toujours, même quand il ne sait pas. Il peut alors inventer une information, une date, un chiffre ou une référence et la présenter avec beaucoup d’assurance. On parle d’hallucination. Ce n’est pas un bug rare : c’est une conséquence directe de sa façon de fonctionner, puisqu’il produit le texte le plus probable plutôt que le texte vrai.

Les situations à risque

• Les chiffres et les dates : statistiques, montants, délais légaux.
• Les références : articles de loi, jurisprudences, études, citations, liens.
• L’actualité : selon la version utilisée, l’outil peut ignorer les événements récents s’il ne fait pas de recherche sur internet.
• Les sujets très spécialisés : fiscalité, droit, santé, normes techniques.

Les bons réflexes

1. Demandez les sources et vérifiez-les vous-même : si l’outil cite un texte, ouvrez-le.
2. Recoupez les informations importantes avec un site officiel ou un expert.
3. Gardez la main : un document envoyé à un client ou publié engage l’entreprise, pas l’outil.
4. Faites-lui vérifier son propre travail : « Liste les affirmations de ta réponse qui mériteraient d’être vérifiées. » Cela ne remplace pas votre contrôle, mais cela attire votre attention sur les points fragiles.

Une bonne habitude consiste à réserver ChatGPT à ce qu’il fait le mieux, la forme, la structure et le premier jet, et à apporter vous-même le fond : vos chiffres, vos décisions, votre expertise.

C’est la question que posent tous les dirigeants, et elle est légitime. Ce que vous écrivez dans ChatGPT est envoyé sur les serveurs de l’éditeur. Selon votre offre et vos réglages, ces échanges peuvent être conservés et, sur un compte personnel non paramétré, servir à améliorer les modèles.

Ce qu’il ne faut jamais écrire dans un outil grand public

• Des données personnelles de clients, de candidats ou de salariés : noms, coordonnées, numéros, informations de santé.
• Des informations confidentielles : contrats, chiffres non publiés, stratégie, codes d’accès.
• Des documents couverts par le secret professionnel ou des clauses de confidentialité.

Comment travailler quand même sur vos vrais dossiers

• Anonymisez : remplacez les noms par « Client A », supprimez les coordonnées, arrondissez les montants.
• Utilisez une offre professionnelle : les offres destinées aux entreprises prévoient en général que vos données ne servent pas à entraîner les modèles, avec une administration centralisée des comptes. Vérifiez les conditions de l’éditeur avant de choisir.
• Fixez des règles communes : la CNIL recommande de partir d’un besoin concret et de définir une liste d’usages autorisés et interdits avant de déployer un outil d’IA générative dans une organisation.

Ces règles tiennent en une page. Elles protègent l’entreprise et rassurent les équipes, qui savent enfin ce qu’elles ont le droit de faire.

Une fois les bases acquises, trois fonctions font gagner encore plus de temps.

Créer un assistant personnalisé

Plutôt que de réexpliquer votre contexte à chaque conversation, vous pouvez créer un assistant personnalisé (on parle de « GPT » dans ChatGPT) : vous lui donnez une fois pour toutes ses consignes, votre façon d’écrire et vos documents de référence. Exemple : un assistant qui rédige les réponses aux demandes de devis en respectant votre grille tarifaire et votre ton. Notre page sur la formation agents IA détaille la méthode.

Relier ChatGPT à vos outils

Les connecteurs permettent, selon votre abonnement, de relier l’assistant à votre messagerie, votre agenda ou vos dossiers partagés. Vous pouvez alors lui demander de retrouver une information dans vos documents ou de préparer votre journée à partir de votre agenda, sans copier-coller. Ces fonctions demandent une attention particulière à la confidentialité : ne les activez que sur des comptes professionnels correctement paramétrés.

Automatiser les tâches répétitives

Enfin, des outils simples permettent d’enchaîner automatiquement plusieurs actions : un formulaire reçu, une réponse préparée par l’IA, une ligne ajoutée dans un tableau. Aucune ligne de code n’est nécessaire, mais il faut savoir par où commencer : choisir une tâche qui revient souvent, qui suit toujours les mêmes étapes et dont l’erreur ne serait pas grave.

Utiliser ChatGPT seul dans son coin fait gagner du temps. L’utiliser à l’échelle d’une équipe change la façon de travailler. Les entreprises qui réussissent cette étape suivent souvent le même chemin.

1. Identifier trois à cinq usages prioritaires par service, ceux qui prennent le plus de temps aujourd’hui.
2. Former les équipes avec des exemples tirés de leur quotidien plutôt qu’avec des démonstrations génériques. Le règlement européen sur l’IA demande d’ailleurs aux entreprises qui utilisent ces outils de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leurs équipes.
3. Partager une bibliothèque de demandes qui fonctionnent bien, rangées par usage.
4. Écrire une charte simple : outils autorisés, données interdites, relecture obligatoire.
5. Faire le point après un mois : ce qui marche, ce qui bloque, ce qu’il faut ajuster.

C’est exactement le programme de notre formation IA : l’essentiel en 1 jour : une journée pour bien formuler ses demandes, gagner du temps sur ses écrits et ses fichiers, créer son assistant, relier l’IA à ses outils et protéger ses données. Elle est proposée en inter-entreprises ou en intra-entreprise pour former toute une équipe, et elle est finançable par votre OPCO.